ELEPHANT technologies, l’ESN locale et à taille humaine spécialisée sur 2 métiers : le développement et le pilotage autour de 4 expertises : hardware, embarqué, software et web.

 

Aujourd’hui retrouvez un retour d’expérience d’Enora, cheffe de projet, qui nous explique ce métier qui est souvent différent d’un projet à un autre. Elle nous décrit une journée type, comment gérer un projet en crise, les activités du middleman mais aussi l’importance de l’aspect humain.

 

Let’s go !

 

 

La journée type du chef de projet

Ou « Pourquoi je ne sais pas ce que fait mon chef ? »

 

Avant d’être chef de projet, je m’interrogeai souvent sur les activités de mon manager. À quoi pouvaient bien ressembler ses journées ? En tant que développeuse, j’avais des tâches similaires chaque jour, mais toujours un peu différentes, avec une dimension d’avancement permanent et surtout, une fin :

  • Du développement : une fois un composant livré et validé, le sujet est clos.
  • Des analyses-corrections d’anomalies : une fois livrées et validées, le sujet est clos.
  • De la rédaction (création ou mise à jour) de documentation : une fois le document livré, le sujet est clos.

Mais en ce qui concernait mon manager, j’étais dans le flou. J’avais bien une idée des tâches qu’elle réalisait, mais pas du temps qu’elle leur consacrait. Et là se trouve la grosse différence entre le quotidien d’un développeur et celui d’un chef de projet (CP pour la suite) ou d’un team leader (TL pour la suite).

 

La journée type existe, mais elle peut sembler bien vide de prime abord. Si on devait la décrire brièvement :

  • Le CP/TL commence généralement sa journée par un daily stand up meeting avec l'équipe :

Il ne participe pas toujours oralement et est souvent là pour s’informer de l’avancement des tâches et des risques et problèmes qui peuvent être levés par l’équipe,

 

DSTUM

Difficulté        ★☆☆

Temps            ●○○     

Récurrence    Tous les jours

 

  • Il a ensuite, en général et en fonction de la dimension de son périmètre, un certain nombre de réunions prévues dans la journée.

Réunions qu’il a souvent à animer et donc en général à préparer. Donc : préparation de supports, animation de réunion, comptes-rendus. En fonction du périmètre à animer (taille, fréquence des réunions, etc.), ces tâches peuvent être très chronophages.

 

Réunions

Difficulté        ★☆☆ à ★★★

Temps            ●◐○ à ●●●

Récurrence    Tous les jours en général

 

 

➜ On se dit là : « Oui, et ? ». Et « en temps normal » c’est tout. Mais le « en temps normal » n’existe pas pour un chef de projet ! Imaginons un projet qui va bien, les développements avancent bien, la recette se passe bien, il y a tout un tas de taches annexes à réaliser, pas forcément au quotidien, mais de façon très régulière :

  • Le suivi de l’avancement :

qu’on soit sur un modèle agile ou cycle en V, le monitoring de l’avancement est le cœur de l’activité d’un chef de projet : il permet de déterminer si l’équipe « produit » ce qu’elle doit produire, de mesurer la productivité en somme. Contrairement à l’idée reçue, l’objectif principal n’est pas de surveiller les individus, mais d’identifier les éventuels points de blocages rencontrés par l’équipe à un niveau très opérationnel : si la productivité baisse significativement et de façon durable, il s’agit souvent d’une problématique de fond qui doit être adressée par le CP/TL. Ce suivi peut prendre de nombreuses formes, parfois complémentaires, et peut-être réalisé à plusieurs mains (avec le Scrum Master en contexte agile par exemple). Dans certains environnements on essaie également de prévoir cet avancement grâce à des outils de planification.

 

Suivi de l’avancement

Difficulté        ★☆☆ à ★★☆

Temps            ●◐○ à ●●●

Récurrence    Toutes les semaines en général, réparti en fonction du temps disponible

 

  • Le suivi de la facturation :

en AT comme en centre de service, le chef de projet est généralement responsable de l’exactitude de la facturation entrante ou sortante. Il est souvent assisté par un ou des PMO (Project Management Officer) dont le rôle est de mettre en place et standardiser les bonnes pratiques et les processus, dont ceux de facturation.

 

Facturation

Difficulté        ★☆☆ à ★★☆

Temps            ●○○ à ●◐○          

Récurrence    Tous les mois au minimum

 

  • Le suivi projet des collaborateurs  de l’équipe :

c’est généralement le chef de projet qui fixe et évalue l’atteinte des objectifs des collaborateurs de son équipe. Idéalement, le chef de projet trouvera dans ces objectifs un moyen d’aider ses collaborateurs à grandir professionnellement, et non pas une check-list d’action à réaliser et de chiffres à atteindre en vue d’une promotion/augmentation. Il réalise annuellement des entretiens professionnels, qu’il doit préparer en amont, afin d’être pertinent auprès de chacun des collaborateurs qu’il rencontre. Le chef de projet peut également avoir un rôle de validation dans la sélection de profils en vue de rejoindre son équipe.

 

Accompagnement des collaborateurs

Temps            ●◐○     

Récurrence    Tous les ans

                        + au besoin

 

 

Et on n’a encore parlé ici que des tâches courantes, dans le cas où tout se passe bien. Dans les situations tendues, voir sur les projets en crise, viennent s’ajouter :

➜ Le suivi et la résolution des risques et problèmes,

➜ La communication de crise auprès des clients, partenaires, projets dépendants, et.

➜ La négociation des délais, des modes de facturation, des renforts de personnel,

➜ Un suivi financier accru,

➜ Parfois même, s’il a l’expérience pour, il participe à l’analyse de sujets techniques (analyse de logs, propositions de solutions, etc.)

 

Cas de crise

Difficulté        ★☆☆ à ★★★

Temps            ●○○ à ●●●          

Récurrence    Régulièrement…

 

 

Et enfin, on en parle rarement : les activités de Middleman. Et pourtant ! Celles-ci représentent une partie considérable de la journée du chef de projet, et pourtant elles ont un ratio temps passé/résultat faible, souvent peu productives même. Mais de quoi s’agit-il ? Simplement de toutes les demandes annexes qui sont formulées auprès du CP :

➜ Les demandes de droits sur un serveur,

➜ Les demandes d’accès aux outils de travail spécifique de l’entité, du client, etc.

➜ Les demandes de matériel,

➜ Les demandes de création de tâches, tickets, autres,

➜ Le suivi de toutes ces demandes, et bien souvent, les relances.

 

Activités annexes

Difficulté        ★☆☆

Temps            ●○○ à ●●○          

Récurrence    Quotidien

 

Individuellement, la plupart des tâches du chef de projet semblent plutôt simples et courtes. La réelle difficulté se trouve rarement dans l’exécution de ces tâches mais le plus souvent dans l’organisation et la gestion du temps. Le chef de projet se doit de ne pas être déstabilisé par les urgences, afin d’être en mesure de prioriser ses tâches et celles de son équipe. Il doit également être un bon pédagogue, à l’écoute de toutes les parties prenantes du projet. Il doit savoir dire non lorsque cela est nécessaire.

 

Petit disclaimer final : chaque projet est différent. En général, le CP/TL réalisera lui-même la plupart des tâches citées ici. Il lui arrivera parfois d’en partager la responsabilité ou d’en déléguer une partie. Un certain nombre de tâches peut également venir s’ajouter à cette liste, en général quand le chef de projet a une double casquette : Responsable technique, Scrum Master, ou quand il gère plusieurs équipes/projets. Enfin, le volume de chaque activité variera en fonction qu’il s’agira plutôt d’un chef de projet technique ou d’un manager/team leader.

 

En résumé, les tâches du chef de projet sont variées, elles touchent à l’organisation comme à l’humain. Et la principale raison pour laquelle on a souvent l’impression de ne pas savoir ce que fait un chef de projet, c’est qu’il jongle entre nombre d’activités, d’interlocuteurs, parfois même en simultané. Et surtout que même le chef de projet ne sait jamais comment va se dérouler sa journée lorsqu’il se lève le matin.

 

🐘 Merci à Enora pour ce bel article sur le métier de chef de projet, et si vous aussi vous êtes intéressé par les métiers du pilotage n’hésitez pas à aller voir nos opportunités juste ici :

 

Scrum master : https://www.elephant-technologies.fr/carriere/opportunite/4

Product owner : https://www.elephant-technologies.fr/carriere/opportunite/5

Chef de projet : https://www.elephant-technologies.fr/carriere/opportunite/16